E-Pics Katalogbesitzer, die neu mit dem Verwalten von Bildern anfangen, stellen oft die gleichen Fragen: Wie viel Information braucht ein Bild? Welche Metadatenfelder sollen wir verwenden?
Ohne genaue Kenntnisse des Inhalts sind diese Fragen nur schwer zu beantworten. Deshalb ist die Vergabe von Metadatenfelder oft Work in Progress: Man fängt mit einem Standard-Satz von Feldern an und schaut, ob diese für die Erschliessung ausreichend sind, oder ob man zusätzliche Felder braucht, weil man den Zustand des Bildes vielleicht doch etwas genauer beschreiben möchte. Während Bibliotheken und Archive meistens ziemlich genau wissen, wie tief erschlossen werden soll, weil die Datenerschliessung ihre Hauptbeschäftigung ist, wissen andere Kunden erst einmal gar nicht, wo anfangen. Das ist verständlich. Endlich kann man die Bilder managen – aber wie?
Oft geht es nicht nur um die inhaltliche Erschliessung der Bilder, sondern auch um die Frage der dafür notwendigen Ressourcen. Bildverwaltung wird meistens zusätzlich zu den bereits bestehenden Aufgaben gemacht, häufig von einer einzigen Person. Auch wenn eine tiefe Bilderschliessung sicher wünschenswert ist, so wäre es unbefriedigend, wenn der Aufwand der Bearbeitung die Erschliessung des gesamten Bildbestandes verlangsamt oder gar verhindert. Damit ist niemandem geholfen.
Was heisst das nun aber konkret? Verpflichtend ist in E-Pics ein Bildcode, ein eindeutiger Identifikator. Sinnvoll ist in jedem Fall ein Titel, weil er kurz und knapp Auskunft gibt über den Bildinhalt. Geben Sie in einem Feld den Fotografen oder Urheber an, damit dieser später bei einer Wiederverwendung des Bildes korrekt genannt werden kann. Notieren Sie Copyright Informationen, damit bei Nachnutzung auf einen Blick klar ist, ob und wenn ja, wie das Bild verwendet werden darf. Ein Datum, zumindest eine Jahreszahl, gehört ebenfalls zu den empfohlenen Feldern. Wenn dieses in den Metadaten bereits enthalten ist (der Normalfall bei den Digital Borns), kann es auch direkt von dort übernommen und in Cumulus importiert werden, ohne dass Sie sich beim Erschliessen darum kümmern müssen. Das Feld Beschreibung bietet die Möglichkeit, in einem Feld diverse Informationen festzuhalten, die man im Idealfall zwar in separate Felder einfügen würde, aber dazu fehlt ja eben oft die Zeit.
Um zeitsparend zu arbeiten, benützen Sie den i-prefillerPro, um bereits beim Hochladen die Bilder mit Metadaten zu versehen. Verwenden Sie die Massenbearbeitung. Arbeiten Sie mit den Kategorien, welche als Schlagworte dienen, indem Sie einfach Bilder in die entsprechenden Kategorien ziehen.
Sollen die Bilder später allenfalls mit einem DOI (Digital Object Identifier) versehen oder langzeitarchiviert werden, sind Titel, Datum, Urheber und Publisher Pflichtmetadatenfelder.
Abschliessend gilt: Ob Sie viele oder wenige Metadatenfelder verwenden, achten Sie auf das einheitliche Erfassen Ihrer Daten und legen Sie ggf. Regeln an. Dies ermöglicht das weitere, vor allem auch maschinelle Bearbeiten von Daten, welches z.B. für das Einspielen in ein zusätzliches System oder eine Migration notwendig ist.